Standar Simbol-Simbol Flowchart dan Penggunaannya
Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian
kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat
dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah
tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve).
Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya
dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan
alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang
Jepang, pernah berkata:
‘’Draw a
flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are
doing, you just have a job (Dr. W. Edwards Deming)’’
Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru
Ishikawa, tokoh kualitas Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu
dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang harus
dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control circle).
Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart
didefinisikan sebagai:
- A graphical representation of a process or the
step-by-step solution of a problem, using suitably annotated geometric
figures connected by flowlines for the purpose of designing or documenting
a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993
Information technology–Vocabulary–Part 1: Fundamental terms,
01.05.06).
- Graphical representation of the definition,
analysis, or method of solution of a problem in which symbols are
used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3). - A control flow diagram in which suitably
annotated geometrical figures are used to represent operations, data, or
equipment, and arrows are used to indicate the sequential flow from one to
another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and
software engineering–Vocabulary).
Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan
menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran,
persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untuk merepresentasikan
langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah
tersebut menggunakan tanda panah.
Awal Penggunaan Flowchart
Kalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific management
mungkin anda sudah tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur
untuk mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart
di hadapan para anggota ASME (American Society of Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat puluhan simbol yang
kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol
, yaitu:
Kemudian pada
tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chart milik Gilbreth
digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk
simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M,
yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute
(ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process
charts standard).
Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang
merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan
anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian
menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:
Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan
Simbol-simbol
flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini
mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft
Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart
untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu
simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada
1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk
simbol-simbol tersebut:
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar
simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia,
mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar
simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang
digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
Menggambarkan Flowchart
Flowchart dalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam
proses dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague
(2005), tujuan digunakannya flowchart antara lain:
- Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana
proses dilakukan.
- Untuk mempelajari perbaikan proses.
- Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana
proses dilakukan.
- Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di
antara orang-orang yang terlibat dalam proses yang sama.
- Untuk mendokumentasikan proses.
- Untuk merencanakan sebuah proyek.
Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota
kelompok perlu mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau
kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam flowchart. Pecahkan proses
tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan dalam bentuk kata
kerja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut di tulis di
dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak
dengan tanda panah sesuai urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1).
Gambar 1 juga menunjukkan bahwa flowchart selalu didahului dan diakhiri
simbol terminator, ini merupakan batasan: Dimana atau kapan proses mulai? Di
mana atau kapan proses berakhir?
Gambar 1. Unsur-Unsur Dasar Flowchart
Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yang harus dibuat/diambil,
dalam flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan
sederhana yang jawabannya adalah ‘ya’ atau ‘tidak’ seperti dalam Gambar 2 di
bawah ini.
Gambar 2. Pengambilan Keputusan dalam Flowchart
Idealnya sebuah flowchart ditempatkan dalam satu halaman karena
dengan visual tunggal akan memudahkan bagi kita untuk membuat maupun
membacanya, tapi terkadang kita menemui proses yang kompleks dan memiliki
banyak langkah sehingga tidak cukup untuk ditampilkan dalam satu halaman,
dimana antar kotak tidak dapat langsung dihubungkan dengan tanda panah. Simbol off-page
connector perlu digunakan sebagai referensi penghubung flowchart
antar halaman sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3. Melanjutkan Flowchart antar Halaman
Pada proses yang kompleks dan besar mungkin terdapat satu langkah proses
yang dapat dipecahkan lagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Langkah
proses tersebut perlu diberi simbol sub-process yang menandakan secara
hirarki terdapat flowchart lain yang menjelaskan level proses yang lebih
rinci, lihat contoh pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Sub-process
Setelah kelompok selesai menggambarkan flowchart, hasilnya
disampaikan dan ditinjau kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses
untuk melihat apakah mereka setuju bahwa proses telah dipetakan secara akurat.
Flowchart dimasukkan sebagai salah satu dari tujuh alat
kualitas dasar karena dengan flowchart kita dapat dengan mudah melakukan
perbaikan (improvement). Hal-hal yang perlu dianalisis dalam flowchart
untuk program perbaikan antara lain:
- Berapa lama waktu (cycle time) yang
diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah lamanya siklus proses dapat
dikurangi?
- Apakah terjadi pengulangan proses/rework?
- Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak
perlu/tidak bernilai tambah?
Flowchart merupakan alat yang berlaku untuk umum, yang dapat
disesuaikan untuk berbagai tujuan. Istilah ‘flowchart’ bisa saja menggambarkan
lebih banyak jenis diagram selain yang ditampilkan dalam tulisan ini,
beberapa di antaranya menunjukkan hubungan dan aliran input/output ketimbang
langkah-langkah proses yang berurutan. Flow diagrams, cross
functional flowchart, process flowcharts, interrelationship
diagram, dan sebagainya dapat juga dikategorikan sebagai flowchart.
Pembuatan flowchart bukanlah akhir dari proses. Alat ini perlu
dimanfaatkan sepenuhnya untuk lebih memahami proses dan mengungkap
peluang-peluang untuk perbaikan.